Tổng hợp tiêu chuẩn đóng gói hàng hóa từ A-Z

Trong quá trình sản xuất và vận chuyển hàng hóa, việc tuân thủ đúng tiêu chuẩn và quy cách đóng gói không chỉ là yêu cầu bắt buộc, mà còn là yếu tố then chốt giúp đảm bảo an toàn cho sản phẩm, giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận chuyển và bảo vệ uy tín thương hiệu. Một quy trình đóng gói chuyên nghiệp sẽ giúp hạn chế tối đa hư hỏng, thất thoát và phát sinh chi phí không đáng có. 

Vậy đâu là những tiêu chuẩn đóng gói hàng hóa cần tuân thủ trước khi vận chuyển? Doanh nghiệp có cần đầu tư thêm thiết bị hỗ trợ nào để tối ưu hóa quy trình này? Tất cả sẽ được tổng hợp từ A-Z trong bài viết dưới đây.

1. Tiêu chuẩn chung về đóng gói hàng hóa

Dù là sản phẩm tiêu dùng, hàng công nghiệp hay thực phẩm, mọi loại hàng hóa đều phải tuân thủ một số tiêu chuẩn đóng gói cơ bản sau:

- Đóng gói chắc chắn, chống va đập: Sản phẩm cần được bọc kỹ bằng các vật liệu bảo vệ như xốp nổ (giấy bọt khí), hạt xốp, giấy kraft hoặc giấy báo, giúp giảm chấn và chống sốc khi xảy ra va đập trong quá trình vận chuyển.

- Niêm phong cẩn thận: Bao bì bên ngoài phải được dán kín bằng băng keo chắc chắn, đặc biệt là các mép hộp, đáy thùng, tránh tình trạng bung, rơi rớt hoặc thất lạc hành hóa khi xếp dỡ.

- Ghi nhãn cảnh báo phù hợp: Với các loại hàng hóa dễ vỡ, chất lỏng, hàng có mùi, dễ thấm nước hoặc có thể gây nguy hiểm, cần gắn nhãn cảnh báo rõ ràng như “hàng dễ vỡ”; “chất lỏng”;... để đơn vị vận chuyển xử lý đúng cách.

- Đóng gói hàng có hình dạng đặc biệt: Đối với các sản phẩm có hình thù không vuông vức, có góc nhọn hoặc phụ kiện lồi ra ngoài, cần được bọc lót riêng từng phần, dán kín các điểm nhọn và đảm bảo không gây nguy hiểm trong quá trình vận chuyển.

- Thông tin người nhận đầy đủ, rõ ràng: Mọi kiện hàng đều phải có nhãn ghi rõ họ tên, địa chỉ, số điện thoại người nhận, cùng với mã đơn hàng hoặc mã vận đơn nếu có, để đảm bảo không bị thất lạc hoặc giao nhầm.

2. Quy định về các loại vật liệu đóng gói 

- Thùng carton hoặc bao bì cần đạt tiêu chuẩn để sử dụng trong nhiều loại hình vận chuyển khác nhau như đường hàng không, tàu, xe tải, container,...

- Bao bì cần được thiết  kế kích thước phù hợp, tối ưu hóa khả năng xếp chồng lên pallet, container hoặc giá kệ kho hàng nhằm tiết kiệm không gian và đảm bảo an toàn khi bốc dỡ.

- Vật liệu đóng gói, đặc biệt là thùng carton phải có khả năng chịu lực nén, chống rách, chống xé và chịu kéo đẩy.

- Bao bì không được biến dạng, đổi màu hay ẩm mốc, nhất là trong điều kiện môi trường có độ ẩm cao hoặc khi lưu kho lâu ngày. Với hàng xuất khẩu hoặc vận chuyển đường biển, nên ưu tiên loại carton chống ẩm hoặc bao phủ thêm lớp PE bảo vệ.

- Bao bì cần có các biểu tượng và ký hiệu cảnh báo phù hợp với tính chất hàng hóa (dễ vỡ, chất lỏng, dễ cháy nổ,...), giúp quá trình vận chuyển và xếp dỡ an toàn hơn.

3. Quy cách đóng gói chi tiết theo từng loại hàng hóa 

a. Hàng điện tử, sản phẩm có giá trị cao

Các mặt hàng điện tử như laptop, máy tính để bàn, điện thoại, máy ảnh, tivi,... đều là những mặt hàng dễ bị ảnh hưởng bởi độ ẩm, va chạm và rung lắc trong quá trình vận chuyển. Vì vậy, việc đóng gói cần tuân thủ nghiêm ngặt để đảm bảo an toàn cho sản phẩm.

Trước tiên, hàng hóa cần được bao bọc kỹ bằng các lớp vật liệu chống sốc như giấy bọt khí, mút mềm, xốp định hình hoặc tấm đệm từ các vật liệu PE, PP tùy theo tính chất sản phẩm. Sau đó, sử dụng thùng carton 3-5 lớp có kích thước tương thính để đảm bảo độ ôm sát và giảm thiểu khoảng trống bên trong.

Để tăng cường độ ổn định và hạn chế tình trạng xô lệch khi vận chuyển, doanh nghiệp nên sử dụng máy đóng đai nhằm cố định các mặt thùng chắc chắn. Dây đai được siết vừa vặn quanh thùng giúp gia cố lực nén, hạn chế biến dạng thùng, đồng thời giữ cho sản phẩm bên trong luôn ở trạng thái ổn định trong suốt quá trình di chuyển.

b. Hàng dễ vỡ - Thủy tinh, gốm sứ

Các sản phẩm bằng thủy tinh, gốm, sứ luôn nằm trong nhóm hàng hóa có rủi ro cao trong quá trình vận chuyển do đặc tính dễ nứt vỡ, bong tróc khi va chạm. Vì vậy, quy trình đóng gói cần được thực hiện kỹ lưỡng, đúng chuẩn để đảm bảo an toàn tuyệt đối.

Trước tiên, từng món hàng phải được bọc kín toàn bộ bề mặt và góc cạnh bằng túi bóng khí từ 3-5 lớp, tùy thuộc vào độ mỏng và độ nặng của sản phẩm. Sau đó, sản phẩm được đặt vào thùng carton 5 lớp có kích thước phù hợp, không để khoảng trống dư thừa.

Bên trong thùng, cần chèn thêm vật liệu chống sốc như: mút xốp, tấm bọt khí, hạt xốp hoặc giấy cuộn để bảo vệ cả 6 mặt trên - dưới, trước - sau, trái-phải. Để giúp cố định sản phẩm, tránh xê dịch trong quá trình vận chuyển, đặc biệt là khi phải di chuyển nhiều chặng hoặc quá các tuyến đường có địa hình xấu. Cuối cùng, bên ngoài thùng cần phải dán tem cảnh báo”Hàng dễ vỡ” nổi bật để đơn vị vận chuyển có thể dễ dàng nhận diện và xử lý.

c. Hàng mỹ phẩm

Mỹ phẩm thường chứa chất lỏng hoặc dạng gel nên dễ bị chảy đổ nếu va chạm mạnh. Mỗi sản phẩm cần được bọc màng co hoặc nilon riêng, sau đó cho vào hộp và chèn kín bằng mút xốp, giấy bọt khí để hạn chế xê dịch.

Sử dụng thùng carton 3-5 lớp, đảm bảo độ chắc chắn khi vận chuyển. Với đơn hàng lớn, nên cố định theo khay để sản phẩm không bị xô lệch. Bên ngoài kiện hàng nên ghi chú “Hàng dễ vỡ” hoặc “tránh nghiêng” nếu cần.

d. Quy cách đóng gói sách, văn phòng phẩm

Sách, tài liệu, văn phòng phẩm cần được bọc nilon hoặc giấy chống ẩm để tránh trầy xước, mốc hoặc ẩm ướt trong quá trình vận chuyển. Nên đóng gói bằng thùng carton cứng, vừa kích thước, tránh để khoảng trống gây xô lệch.

Với các vật phẩm nhỏ, dài như bút, thước,... nên cho vào ống nhựa hoặc ống carton cứng, sau đó niêm phong kỹ hai đầu để đảm bảo an toàn và gọn gàng khi vận chuyển. Nếu bạn đóng gói số lượng lớn thùng hàng, để tiết kiệm thời gian hơn bạn có thể dùng thêm máy dán thùng để nâng cao năng suất đóng gói và tính thẩm mỹ cho thùng hàng. 

Ngoài ra, bạn có thể xem thêm “Lợi ích của việc sử dụng máy dán thùng trong doanh nghiệp” để biết có nên đầu tư vào loại thiết bị này không.

e. Hàng gia dụng 

Các thiết bị gia dụng như quạt, máy lạnh, tủ lạnh,... thường có kích thước lớn và dễ trầy xước hoặc hư hỏng khi va đập. Cần bọc lớp xốp hoặc giấy bọt khí dày tối thiểu 5cm ở cả 6 mặt, sau đó đặt vào thùng carton 3 lớp có kích thước phù hợp.

Tất cả các mép, góc và mối nối phải được dán kín bằng băng keo. Cuối cùng, sử dụng máy siết đai để cố định thùng hàng, đảm bảo chắc chắn trong quá trình bốc dỡ và vận chuyển đường dài.

f. Các sản phẩm dạng lỏng 

Các sản phẩm dạng lỏng đóng chai nhựa cần được bọc kín nhiều lớp để tránh rò rỉ, tương tự như mỹ phẩm. Nên sử dụng thùng gỗ hoặc thùng thiết kín để tăng khả năng bảo vệ, đồng thời chèn mùn cưa bên trong để thấm hút nếu có sự cố tràn đổ.

Khi đóng gói nhiều chai trong cùng một thùng, cần làm vách ngăn hoặc chèn đầy khoảng trống bằng mút, giấy bọt khí,... nhằm tránh va chạm giữa các chai, đảm bảo an toàn tối đa khi vận chuyển.

g. Hàng thực phẩm khô

Thực phẩm khô rất dễ bị ảnh hưởng bởi hơi ẩm, mùi lạ và côn trùng, do đó cần được đóng gói kín nhiều lớp, hạn chế thoát mùi và thẩm thấu không khí. Nên bổ sung túi hút ẩm hoặc sử dụng máy hút chân không để kéo dài thời hạn bảo quản.

Với các sản phẩm có hạn sử dụng ngắn (khoảng 1 tháng), việc hút chân không không chỉ giúp giữ hương vị và dinh dưỡng, mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp và thẩm mỹ trong khâu đóng gói - đặc biệt phù hợp cho sản phẩm bán lẻ hoặc xuất khẩu.

h. Hàng giầy dép, quần áo

Đa số mặt hàng này đều đã có sẵn hộp hoặc bao bì từ nhà sản xuất, nên chỉ cần đóng gói bằng túi nilon, rồi cố định bằng băng keo là đủ khi vận chuyển. Trường hợp sản phẩm không có hộp sẵn, nên bọc thêm một lớp giấy bọt khí, sau đó cho vào túi hoặc thùng carton để tránh bị móp méo.

Việc tuân thủ đúng tiêu chuẩn và quy cách đóng gói không chỉ giúp bảo vệ hàng hóa tối ưu trong quá trình vận chuyển, mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Dù bạn kinh doanh ở quy mô nhỏ hay vận hành cả chuỗi cung ứng lớn, đầu tư vào đóng gói đúng cách chính là cách tiết kiệm chi phí rủi ro và nâng cao trải nghiệm khách hàng.